Составление графика отпусков: правила, типичные ошибки, сроки составления

К сожалению, в некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. В статье вы найдете десять советов работодателю, какие нюансы учесть при составлении графика отпусков, изменении его и внесении дополнений.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации. 

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Совет первый. Не забудьте, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения.

 Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись.

В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике.

Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится.

Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления.

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя.

 Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. 

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд – это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1446

Из этой статьи вы узнаете о таких типичных ошибках при составлении графика отпусков: • Несвоевременная подача графика отпусков. • Неверное составление и утверждение графика отпусков. • Неправильное заполнение графика отпусков. • Ошибки при внесении изменений в график. • Несоответствие графика пожеланиям сотрудников.

Несмотря на то, что правила составления документа хорошо известны всем кадровым работникам, существуют типичные ошибки при составлении графика отпусков.

График представляет собой документ, в котором указана очередность, даты начала и окончания отпуска для каждого работника.

График относится к категории обязательных документов для каждой организации вне зависимости от количества сотрудников (ст. 124 ТК РФ).

Этот нормативный акт составляется заранее на год вперед и подтверждается руководителем предприятия. Воспользоваться оплачиваемым отпуском имеют право все сотрудники предприятия, оформленные по ТК РФ или Трудовому договору, проработавшие в данной организации не менее полугода.

С утвержденным графиком отпусков должен быть заблаговременно ознакомлен каждый сотрудник (ст. 22 ТК РФ). При этом каждый работник должен личной подписью подтвердить факт ознакомления и согласия.

Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен и утвержден начальником кадрового отдела, согласован с профсоюзной организацией (если таковая предусмотрена) и окончательно одобрен и завизирован руководителем предприятия.

За две недели до начала нового календарного года график отпусков всех работников должен быть полностью утвержден.

При составлении очередности отпусков учитываются пожелания сотрудников, но без ущерба для оптимальной работы и продолжения производственного процесса на предприятии.

График составляется таким образом, чтобы каждый работник организации независимо от занимаемой им должности смог воспользоваться оплачиваемым отпуском.

Количество сотрудников предприятия, которые могут одновременно уйти в отпуск регламентируется Трудовым договором и нормативными актами каждой отдельно взятой организации.

При поступлении на работу нового сотрудника в период после утверждения и вступления в силу графика, его отпуск не вносится в документ, а регламентируется руководителем предприятия.

Ошибка №2: неверное составление и утверждение графика отпусков

К типичным ошибкам при составлении графика отпусков относятся неверный порядок составления и порядка утверждения. В документе должны быть учтены все категории отпусков, на которые согласно ТК имеют право сотрудники организации. При составлении графика нужно учитывать такие факторы:

1. Пожелания работника;
2. Наличие стажа работы (ст. 121, 122 ТК РФ);
3. Возможность переноса отпуска при условии согласования с сотрудником и в случае острой необходимости (ст. 124 ТК РФ);
4. Учет неиспользованных дней предыдущих отпусков;
5. Особые условия предприятия (вредные и опасные условия труда, районы Крайнего Севера) и необходимость дополнительных отпусков с учетом времени работы;
6. Льготные категории работников – работники до 18 лет, сотрудники, имеющие особые заслуги (Почетный донор, Ветеран Труда), беременные женщины.

Типичные ошибки при составлении графика отпусков нередко касаются непосредственно формы заполнения документа. График отпусков составляется по четко определенной структуре, где:

• Графа 1 – полное название организации;
• Графа 2 – штатная должность сотрудника;
• Графа 3 – ФИО;
• Графа 4 – табельный номер работника (если есть);
• Графа 5 – длительность отпуска (количество дней);
• Графа 6 – запланированные даты начала и окончания отпуска.
• Графа 7 – фактические даты;
• Графа 8 – предполагается для возможности переноса отпуска;
• Графа 9 – даты перенесенного отпуска;
• Графа 10 – примечания.

Документ должен иметь номер в соответствии с принятой нумерацией нормативных актов организации. Область для визирования документа графа «Утверждаю» располагается в нижней части. По желанию руководителя предприятия и при условии согласования с кадровым отделом структура графика отпусков может быть дополнена и незначительно изменена.

Трудовым Кодексом учитываются ситуации, при которых отпуск может быть перенесен или отменен. Такое возможно по просьбе самого работника (ст. 124 ТК РФ). Для этого должны быть предусмотрены отдельные графы в документе. При досрочном выходе сотрудника из отпуска (ст.

125 ТК РФ) изменения заносятся в графу «Примечание». Досрочный выход вносится в графу 8 и дополнительно в графе 9 устанавливается приблизительная дата начала оставшейся части отпуска.

При приеме на постоянную работу новых сотрудников в период после составления и утверждения графика оформляется новый документ в приложения к основному.

Ошибка № 4: не учтены пожелания сотрудников

Согласно ТК РФ пожелания сотрудников, относятся к определяющим факторам при составлении графика отпусков.

Поэтому на подготовительном этапе каждый работник имеет право написать заявление на отпуск с указанием периода желаемого отпуска. Однако в данном вопросе учитывается специфика предприятия и условия безостановочного рабочего процесса.

Если нет возможности пойти навстречу пожеланиям сотрудника, его необходимо уведомить и обосновать позицию руководства.

Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383154-qqq-16-m9-tipichnye-oshibki-pri-oformlenii-grafika-otpuskov

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, каждая организация и ИП обязаны составлять график отпусков. На следующий 2018 год этот документ следует утвердить до 15 (17) декабря этого года.

Порядок составления и утверждения

При составлении графика отпусков следуют соблюдать такие правила:

1. Прежде чем приступить к формированию документа, нужно издать приказ по организации. В этом приказе необходимо указать должностное лицо, которое будет отвечать за внесение данных в график, а также рекомендации по составлению документа. Можно обойтись и без приказа, но в этом случае следует использовать специально разработанную унифицированную форму Т-7.
2. Произвести опрос в первую очередь льготных категорий сотрудников и учесть их просьбы при составлении графика.
3. Составить предварительный документ, в котором отобразить даты начала отпусков для всех работников, и ознакомить с ним весь коллектив. Если предприятие большое, то следует написать графики для каждого структурного подразделения.
4. По возможности принять к вниманию пожелания сотрудников, которые не согласны со своей очередью на отдых. Обязательно взять у всех подписи, что работники организации ознакомлены с графиком и у них нет никаких к нему претензий.
5. Учесть мнение первичной профсоюзной организации, если она существует на предприятии.
6. Согласовать дни основного и дополнительного отпусков для определённых категорий работников.
7. Составить сам график по форме Т-7 или самостоятельно разработать документ. Обязательно указать планируемую дату начала отпуска по каждому человеку.
8. Учесть пожелания сотрудников. Если они хотят разделить отпуск на части, то одна из этих частей, согласно ст. 125 ТК РФ, должна быть не меньше 14 дней.
9. Документ должен быть готов за две недели до нового года.
10. Составляется график либо начальником отдела кадров, либо главным бухгалтером, а утверждается руководителем.

Нормативно-правовая база

Все вопросы, касающиеся отпусков, закреплены в российском Трудовом кодексе. Так, например, статья 114 ТК РФ гласит, что каждый год работнику любого предприятия должен предоставляться отпуск с сохранением рабочего места, а также заработной платы.

А в статье 115 этого же Кодекса говорится, что продолжительность отпуска для сотрудников различных организаций и фирм должна быть 28 календарных дней.

Согласно частям 1 и 2 статьи 122 ТК РФ, отдых не только предоставляется, но и оплачивается за счёт организации, в которой люди работают. А вот право на оплачиваемый отпуск возникает не раньше шести месяцев беспрерывной работы на том или ином предприятии. На основании статьи 123 ТК РФ каждая организация обязана составлять график отпусков на год вперёд.

Кроме того, если трудовая инспекция или налоговая служба обнаружит отсутствие графика, в котором расписано кому и когда отдыхать, то на организацию наложат штраф в размере 30000 или 50000 рублей. Могут и остановить работу всего предприятия сроком на три месяца. И такое положение закреплено в статье 5.27 КоАП РФ.

Необходимость для маленькой организации

Небольшим фирмам также нужно разрабатывать график отпусков для своих сотрудников. Если людей в организации работает не так уж и много, и без того или иного работника никак не обойтись, то можно разбить отпуск на части, и на несколько дней возложить рабочие функции отдыхающего на какого-то другого сотрудника.

В маленькой фирме проще договориться с людьми насчёт времени для отдыха, потому что все члены коллектива заинтересованы в поддержании беспрерывного рабочего процесса.

Составляет документ на отпуск в таких организациях бухгалтерия, но лишь в том случае, если на фирме отсутствует отдел кадров. В унифицированной форме Т-7 можно написать приблизительные даты отпусков, а потом скорректировать их в зависимости от тех или иных обстоятельств.

Начальнику отдела кадров или бухгалтеру, занимающемуся составлением графиков на отпуск, нужно обязательно помнить, что в унифицированной форме Т-7 следует написать количество дней отдыха для каждого работника, а также дату запланированного отпуска.

Но в том случае, когда у человека появляется повод отменить отпуск, то отдых можно перенести на иную дату. Все изменения и основания для них вносятся в форму Т-7, а именно:

• в гр. 7 вносится фактическое число невыхода человека на работу;
• в гр. 8 записывают основание, по которому принято решение перенести отдых для работника (в качестве основания может служить заявление сотрудника с просьбой перенести ему отпуск);
• в гр. 9 указать предполагаемую на взгляд работника новую дату, когда он сможет не выйти на работу;
• гр. 10 – для разных отметок, примечаний.

Какие сведения стоит отразить

В графике на отпуск по форме Т-7 следует написать фамилию, имя, отчество каждого сотрудника организации, его должность или профессию, а также его табельный номер. Обязательно указывается количество дней и дата запланированного отпуска, а также фактическое число невыхода на работу и причина, по которой отдых работнику был перенесён.

Но отдых отображается и в табеле учёта рабочего времени по форме Т-12. В этом случае нужно каждому сотруднику написать свой код отпуска. Если человек отдыхает в связи с основным ежегодным отпуском, то буквенный код будет «ОТ», а числовой «09». Дополнительный оплачиваемый отпуск кодируется так: «ОД» и «10» соответственно.

Права отдельных категорий работников

Составляя график отпусков, в первую очередь необходимо учесть пожелания той категории граждан, которые имеют льготы. Согласно закону, льготники имеют право уйти на отдых, когда им захочется.

Список отдельных категорий работников, которые имеют преимущества при выборе времени на отдых:

1. Лица, которые подверглись радиации вследствие катастрофы на ЧАЭС.
2. Герои СССР и герои России.
3. Почётные доноры страны.
4. Ветераны войны и ветераны труда.
5. Сотрудники, не достигшие 18 лет.
6. Лица, работающие по совместительству.
7. Сотрудницы, которым положен отдых по беременности и родам.
8. Мужчины, чьи жёны находятся в отпуске в связи с беременностью или родами.
9. Усыновители детей в возрасте до трёх месяцев.
10. Работницы, у которых два или более ребёнка в возрасте до 12 лет.
11. Родитель, которому нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение после окончания школы.

Образец приказа о составлении

Руководитель предприятия или директор фирмы приказ о написании графика отпусков составляет в письменной форме. Ответственность за выполнение приказа возлагается на начальника кадров или главного бухгалтера.

ООО «Спектр»

ИНН 756890675312

Москва, ул. Ленинградская, стр.5,

ОГРН 1068645086731

Приказ №3

о подготовке графика оплачиваемых отпусков

01 декабря 2017 года

В целях подготовки графика оплачиваемых отпусков на 2018 год и во исполнение ст. 123 ТК РФ приказываю:

Начальнику отдела кадров Ткач В.А. в срок до 06 декабря 2017 года на основании предложений всех сотрудников организации, работающих в штате и по совместительству, составить график отпусков на 2018 год. При этом необходимо учесть:

а) очерёдность предоставления отпусков, исходя из производственных задач;

б) мнение профсоюзов;

в) пожелания льготных категорий сотрудников;

г) просьбы работников по разделению отпуска на части или перенесению его на другой период;

д) планируемые отпуска совместителей.

Проект графика представить руководству на утверждение 14 декабря 2017 года.

01 декабря 2017 г.

Директор ООО «Спектр» Петров А.О.         /   подпись   /

М.П.

С приказом ознакомлены:

(должность, Ф.И.О., подпись)                                               «         »              г.

График отпусков по форме Т-7 могут использовать в своей работе организации разных форм собственности. Нужно заполнить раз в год всего один образец этого документа. А отсутствие графика навлечёт штрафы на предприятие и взыскания на должностные лица.

Особенности хранения и ответственность

График разрабатывается сроком на один год, и хранить его нужно столько же. За отсутствие документа на предприятии предусмотрена административная ответственность и финансовая санкция.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, на организацию могут наложить штраф в размере до 50000 рублей. Также, на 1000 или даже 5000 рублей могут оштрафовать и должностное лицо, которое должно было подготовить график  отпусков.

Сроки: норма и сверх нормы

Составить и утвердить график на отпуск для своих сотрудников нужно за две недели до нового года. До 16 декабря каждого года этот документ должен быть готов и подписан руководителем.

Длительность оплачиваемого отпуска по норме составляет 28 календарных дней.

Если у сотрудника есть дополнительный отпуск, возникший в связи с работой на вредном или опасном участке производства, то общая продолжительность отдыха увеличивается.

Отпуск также увеличен для учителей, судей, сотрудников полиции, государственных служащих и других отдельных категорий граждан.

Отражение отпуска в табеле учета

Согласно российскому законодательству (ст. 91 ТК РФ), юридические лица и ИП обязаны вести табель, в котором учитывается рабочее и нерабочее время  по каждому сотруднику. В этом табеле по форме Т-12 также отражается и отпуск.

Для  каждого вида отпуска есть своё обозначение:

1. ОТ – очередной оплачиваемый отпуск.
2. ОД – дополнительный оплачиваемый отпуск.
3. ДО – административный, без сохранения заработной платы.
4. Р – по беременности и родам.
5. ДБ – дополнительный без оплаты.

Несоответствие фактического отпуска с запланированным

На практике бывает так, что фактический отпуск не соответствует тем датам, которые внесены в табель, разработанный на год вперёд. Число месяца, когда человек действительно ушёл отдыхать, записывают в графы 7 и 9, а основания для перенесения отпуска и различные примечания записывают в гр. 8 и 10 графика отпусков по форме Т-7.

Для перенесения запланированной даты отпуска на другое число сотрудник обязан написать заявление на имя руководителя своей организации. Самостоятельно уходить в отпуск, не предупредив руководителей, нельзя. Такое действие будет считаться прогулом и может привести к увольнению с работы.

Типичные ошибки

При составлении графиков отпусков работники отдела кадров или бухгалтерии часто допускают такие ошибки:

1. В документ внесены не все сотрудники.
2. Нельзя суммировать накопившийся за несколько лет отпуск, его следует разбить на несколько частей.
3. Не учитывают особенности производственного процесса и дают отпуска в летний период работникам из одного подразделения.

Особенности по составлению данного документа представлены в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/otpusk/pravila-sostavleniya-grafika.html

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
2. Несовершеннолетним.
3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст.

123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение.

В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

В график включаются:

1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
4. Перенесение отпуска на будущий год.

Для некоторых категорий работников возможно удлинение основного отпуска:

1. Несовершеннолетним до 31 дня.
2. Инвалидам до 31 дня.
3. Педагогам до 42-56 дней.
4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный дополнительный отпуск предоставляется:

1. Работающим на вредном, опасном производстве.
2. При ненормированном рабочем дне.
3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике.

Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия.

Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Уважаемый читатель, наша статья рассказывает о типовых решениях юридических вопросов.

Хотите узнать,
как решить Вашу проблему?

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Скачать форму T-7 в формате MS Word.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
2. Проблемам при начислении отпускных.
3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

1. Нарушены сроки составления документа.
2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

Скачать образец графика отпусков в формате MS Word.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

Источник: http://prostopozvonite.com/trud/otpusk/grafik.html

График отпусков составляется и согласовывается перед началом года. Порядок, описанный в нём, соблюдают трудящиеся и руководство. Правильно составленный график поддерживает работу непрерывную организации.

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

• Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
• Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
• Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
• Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
• Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

• Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
• Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
• Графа 7. Фактическое начало отпуска.
• Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
• Графа 10. Дополнительные сведения.

В графе 6 указывают ориентировочную дату отпуска сотрудника

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

• Наименование предприятия.
• Дата документа и номер.
• Текст, где изложена суть распоряжения.
• Подписи руководителя и исполнителей.

Этим приказом окончательно утверждается график отпусков на предприятии. График прилагается к приказу

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

• В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
• Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

• Даты отпусков в порядке очереди.
• ФИО работника, должность и подразделение.
• Место для даты и подписи.

Документ составляют в виде таблицы. Сотрудники расписываются в качестве подтверждения факта ознакомления с расписанием отпусков

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

1. В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
2. По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
3. В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
4. При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Процедура изменения даты отдыха следующая:

1. Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
2. Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
3. Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

1. Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
2. Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
3. Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Заполнены графы 8 и 9, отпуск одного из сотрудников перенесен

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

• Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
• Документ подписан неуполномоченным лицом.
• Не учтены пожелания сотрудников.
• Составленный график не соблюдается.
• В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
• Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
• Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
• Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
• Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

• От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
• От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
• От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

по теме

График отпусков обеспечивает право работающего на ежегодный оплачиваемый отдых. Заранее спланированное расписание избавит от неожиданных совпадений, нарушения рабочего процесса.

• Ольга Аль Шалаби
• Распечатать

Источник: http://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/poryadok-rabotyi-s-grafikom-otpuskov.html