Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как правильно прошить, поставить пломбу

11.04.2017

Когда работник принимается на работу он передает трудовую книжку в отдел кадров. С этого момента ответственность за нее несет организация. При увольнении документ под роспись выдается ему.

Контроль регистрации трудовых книжек должен строго вестись обязательно. Для этого должна вестись книга учета движения всех трудовых книжек и вкладышей.

Ответственный за хранение должен следить за особенностями ведения трудовых книжек, а также вести их строгий учёт.

Постановлением Правительства еще в 2003 году было определено, что ведение книги учета движения трудовых книжек является обязательным для любой организации. Несоблюдение данного правила будет расценено контролирующими органами как нарушение основных норм законодательства.

Формально бланк трудовой книжки в бухгалтерском учете имеет свою ценность и поэтому лицо, ответственное за учет трудовых книжек, является еще и материально ответственным.

Насколько соблюдается порядок ведения и хранения трудовых книжек всегда проверяется контролирующими органами. В частности, Трудовая Инспекция обращает на это особое внимание.

Зачастую ведение журнала учета – это задача кадрового специалиста. Но где численность очень маленькая, этим занимается бухгалтер или даже сам руководитель.

Предназначение

Журнал учета трудовых книжек – это приходно-расходная книга, в которой отображаются все основные операции, связанные с данными документами сотрудников: 

• открытие трудовых, если данное место работы является первым для работника;
• после приема на работу хранение трудовых книг сотрудников – обязанность работодателя. После того, как человек передает свой документ специалисту по кадрам, в книгу учета движения трудовых книжек вносится эта информация;
• если дополнительно выписывается бланк вкладыша к основному документу, то он также отражен в реестре;
• книга учета трудовых книжек содержит сведения о данных документах, которые когда-либо могли храниться в организации. Если работник увольняется, то тогда приходно-расходная книга должна содержать запись об этом, а также дату выдачи документа, подпись работника, свидетельствующую о получении.

Правила ведения

На предприятии допускается наличие только одного журнала учета трудовых книжек. Существует строгий порядок учета и хранения трудовых книжек: 

1. Все приходно-расходные операции в отношении подконтрольных ответственному лицу документов должны быть внесены в хронологическом порядке.
2. В самом начале ведения хозяйственной деятельности работодатель должен купить, а затем прошить книгу учета. После того, как тетрадь прошивают, ее нужно опломбировать.
3. Приходно-расходная книга должна иметь только пронумерованные листы. Их замена в дальнейшем категорически не допускается.
4. Заполнение журнала в электронном виде не допускается. Причина: любая приходно-расходная операция подтверждается подписью. Сделать же это в электронном виде возможности нет.
5. Зачастую покупают уже готовый бланк – журнал, напечатанный в типографии. Но правила ведения и хранения трудовых книжек не запрещают купить обычную тетрадь, скачать в интернете образец заполнения и далее вести его самостоятельно. Если нужна книга для учета движения трудовых книжек скачать можно любой актуальный бланк, но при этом важно учесть, что тетрадь будет храниться очень долго и поэтому нужно позаботиться о плотной обложке.
6. Каких либо правил как прошить книгу нет. Поэтому это можно сделать даже старым проверенным способом, используя плотные нитки, конца которых завязываются и далее на них накладывается пломба. Сзади прошивка фиксируется подписью руководителя и печатью. Также указывается дата введения книги в оборот.
7. Обязателен титульный лист. На нем указываются данные организации, а также начало внесения данных в бланк. Если вдруг тетрадь закончилась или организация была ликвидирована, то на титульном листе должна быть сделана отметка об этом, а также должна значиться дата завершения внесения данных.

Чтобы избежать каких-либо проблем и учесть все нюансы, можно просто предварительно просмотреть примеры оформления подобных документов.

Преимущество на данный момент в том, что каких-либо изменений в правила заполнения не вносится и поэтому многие годы они остаются прежними.

Таким образом, находя нужные сведения о фиксации информации, ответственное лицо может не беспокоиться об их актуальности.

Во многих источниках можно найти стандартный бланк, содержащий основный колонки, обязательные к заполнению. В обычной форме их предусмотрено 13, но для некоторых предприятий в особых случаях могут быть добавлены места для дополнительных сведений. Обязательно необходимо фиксировать такую информацию: 

• номер;
• данные работника (ФИО), который пришел на работу;
• дата. Здесь учитывается не дата составления официального приказа, а написания заявления работником (если речь идет о приеме);
• должность;
• серия, номер документа, вкладыша;
• дата, номер подписанного приказа. Если запись промежуточная (работнику понадобился вкладыш, но он не уходит с работы и не переходит на другую должность), то эта графа может не заполняться;
• подпись ответственного лица о приеме документа. В конце трудовых отношений также ставится дата, подпись работника – они подтверждают то, что свой документ назад он получил;
• если это первое место работы сотрудника — организация сама предоставляет ему документы, то с него за это может быть взята дополнительная плата. В таком случае она указывается в соответствующей графе. Если эта плата отсутствует, то там ставят просто прочерк.

Таким образом, к внесению всей необходимой информации в данный документ следует относиться с особым вниманием, чтобы избежать штрафных санкций за нарушение важных норм законодательства.

Источник: https://trud.expert/trudovye-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek.html

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Для чего нужен журнал?

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

• 1 — Порядковый номер.
• 2, 3, 4 — Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
• 5 — ФИО работника.
• 6 — Серия и номер трудовой книжки.
• 7 — Должность работника.
• 8 — Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
• 9 — Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
• 10 — Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
• 11 — Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
• 12 — Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
• 13 — Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

• Книга должна иметь плотную обложку.
• Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
• На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

• Она используется до фактического ее окончания.
• Страницы нумеруются и прошнуровываются.
• Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
• Выполняется в твердой, плотной обложке.
• Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
• Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
• В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит. Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Образец книги учета трудовых книжек (образец бланка)

Образец титульного листа

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
2. Число страниц.
3. Использование ламинированной бумаги.
4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: http://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве на работу обязательным действием является предоставление трудовой книжки работодателю. Этот документ содержит информацию относительно устройства на работу, увольнения из организации, а также возможные достижения, поощрения и взыскания. Работодатель обязан ее правильно оформить и осуществить хранение до момента увольнения.

Помимо этого на предприятии должен вестись учет движения трудовых книжек. Это обязательная операция, которая требует правильного заполнения. Поэтому этот вопрос будет рассмотрен в статье.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых, а также вкладышей имеет установленный образец заполнения. Чтобы заполнить данный журнал правильно, следует внести следующие данные в специальные графы:

• Порядковый номер записи. Ведение каждой записи должно начинаться с присвоенного отдельного номера, который указывается по порядку;
• Дата заполнения;
• ФИО собственника документа, которое должно быть прописано без сокращений;
• Серия и номер трудовой или вкладыша;
• Должность работника. Фиксируется на основании данных штатного расписания;
• Наименование места работы. Эта графа содержит информацию о структурном подразделении, где работает сотрудник;
• Дата и номер приказа, свидетельствующие о приеме на работу;
• Подпись ответственного лица;
• Сумма, которую выплачивает работник за заполнение бланка;
• Дата, когда была выдана трудовая книжка, после увольнения работника;
• Подпись сотрудника, свидетельствующая о получении трудовой и вкладыша, если такой был.

Законодательно установленная форма заполнения журнала обязательно должна приходить в соответствие. Чтобы оформить ее правильно, не нужно заменять документ, если в организации осталась форма старого образца. Закончить заполнение книги учета нужно только в случае ее произвольного оформления.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения обязательно подлежит опломбированию. Это действие производится с целью защиты от несанкционированного вскрытия. Правила не предусматривают информацию относительно того, какой должна быть пломба, поэтому работодатели используют материалы на свое усмотрение.

На практике, в качестве опломбирования часто используют метод полоски бумаги. В этом случае журнал сшивают нитками, концы которых остаются на последней странице. На них наклеивают полоску бумаги, на которой указывается количество страниц книги учета, должность, ФИО и подпись ответственного лица. Сверху ставится печать, которая должна накладываться на указанную информацию и концы ниток.

Такое опломбирование является неправильным. Пломба должна соответствовать стандарту, согласно которому можно использовать любое устройство для опломбирования, соответствующее ГОСТ 31282-2004.

Одним из лучших типов является пленочное пломбировочное устройство, с помощью которого производится пломба с идентификационными надписями и знаками.

Если ее отклеить, то появится надпись, которая и станет свидетельством несанкционированного вскрытия.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек?

В журнале нельзя внести какие-либо изменения.

Если, например, изменилось название организации, либо поменялась должность, то кадровая служба не имеет права внести новую информацию, при этом зачеркнув старую.

Эти данные не подлежат изменению в книжке или ее вкладыше, поэтому и в самой книге учета движения это запрещено делать. Какие-либо нарушения могут привести к недействительности журнала.

Как оформить обложку книги учета движения трудовых книжек?

Оформить правильно нужно не только саму книгу, но и обложку. Кадровый работник должен указать на ней такую информацию:

• название организации;
• наименование самого документа;
• даты начала и окончания действия журнала.

Эти данные являются обязательными и не подлежат исправлению или изменению.

Что делать если в книге учета движения трудовых книжек допущена ошибка?

Каждый человек может делать ошибки. Если она допущена в книге учета, то кадровый сотрудник должен правильно ее оформить и исправить. Запрещено использовать различные корректирующие жидкости и средства, включая ластик, штрих, зачеркивание без определенных пометок.

Что же нужно делать, если допущена ошибка? Сначала следует зачеркнуть неверные данные прямой линией и написать «исправлено» или «запись недействительна».

Новые данные необходимо записать выше неверных, при этом следить за разборчивостью и величиной шрифта. Помимо этого можно полностью зачеркнуть всю запись с пометкой, что она недействительна, и ниже написать новую запись с новой колонки.

В любом случае важно указать дату исправления допущенной ошибки, ФИО и подпись ответственного лица.

Таким образом, оформить книгу учета необходимо правильно, брав во внимание установленные законом нормы. Вместе с этим нужно соблюдать правила хранения и не передавать ее третьи лицам, чтобы избежать подделки и несанкционированного вскрытия.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

(4 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: http://RussianSU.ru/trudovaya-knizhka/kak-pravilno-oformit-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек (журнал) в 2017 году – что это такое, образец, личных, и вкладышей в них

Законодательно установлено, что процедура приема на работу возможна только при наличии трудовой книжки. Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства.

В противном случае могут возникнуть различного рода вопросы со стороны трудовой инспекции, а также иных контролирующих органов.

Причем требуется не только верно оформить саму такую книжку, но также составить специальный журнал движения всех документов данного типа внутри одной организации.

Существуют определенные правила составления журнала, они действительны для всех без исключения предприятий, вне зависимости от сферы деятельности, иных факторов.

Кадровому работнику стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами ведения журнала учета. В противном случае могут быть наложены штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

Что нужно знать

Законодательном установлена необходимость ведения не только трудовых книжек, но и специальных учетных листов. Они формируются в специальный журнал.

https://www.youtube.com/watch?v=pE6EZ3OdxfM

При этом ведение журнала учета рассматриваемого вида строго обязательно. Причем не только для лиц юридических, выступающих в качестве работодателя, но также для индивидуальных предпринимателей.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, относятся:

• необходимые термины;
• назначение документа;
• законные основания.

Необходимые термины

Также важно помнить, что сам процесс ознакомления с нормами законодательства невозможно будет осуществить при отсутствии понимания основной терминологии.

К важным терминам, с которыми разобраться требуется заранее, относятся:

• трудовая книжка;
• журнал учета трудовых книжек;
• работник;
• работодатель;
• трудовое соглашение.

Трудовая книжка	Подразумевается специальный документ, имеющий установленную форму. При этом основным его назначением является именно подтверждение наличия определенного стажа у сотрудника, самого факта ведения трудовой деятельности.
Книжка такого типа	Представляет собой официальный документ, имеющий юридическую силу. Потому к заполнению её предъявляются достаточно высокие требования
Журнал учета трудовых книжек	Специального формата официальный документ, обязательный для ведения любым работодателем. Утверждена необходимость использования Постановлением Министерства труда и социального развития №69 от 10.10.03 г. В данном документе осуществляется процесс регистрации принятых на хранение от сотрудников трудовых книжек. Данный журнал также обозначается как «книга учета». Используется одновременно для реализации множества различных функций
Работник	В данном контексте лицо, которое передает на хранение своему работодателю трудовую
Работодатель	Организация, ИП — является второй стороной трудового соглашения
Трудовое соглашение	В соответствии с ним осуществляется процесс трудоустройства. Причем во время приема на работу в первую очередь делается соответствующая запись в трудовой. В трудовом соглашении отражается максимально подробно все обязанности и права работника, работодателя

Назначение документа

Рассматриваемого типа документ подразумевает реализацию достаточно широкого перечня самых разных задач. В первую очередь к таковым относятся следующие:

Упорядочивание рабочей документации	Непосредственно связанной с устройством на работу конкретного сотрудника
Упрощение процедуры контроля за деятельностью предприятия	Соблюдением прав сотрудника
Ведение учета	Всех имеющихся в наличии трудовых
Использование для защиты собственных интересов	Нередко возникают спорные моменты между работником и работодателем при оформлении процесса увольнения сотрудника

Именно в силу функциональности, разностороннего назначения стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами составления данного типа книжки.

Разобраться, как подписывать книгу учета движения личных трудовых книжек, достаточно просто. Важно лишь помнить о особом регламенте данной процедуры.  

Потому если по какой-то причине опыт составления таких журналов отсутствует, то важно заранее разобраться со всеми НПД. Это позволит не допустить нарушения прав работников, а также проведения судебного разбирательства.

Законные основания

Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа. Включает в себя следующие основные разделы:

• постановление;
• приложение №1 — является подробной инструкцией по заполнению трудовых:

1. Основные положения.
2. Как заполняются основные сведения о работнике.
3. Какие должны отражаться данные о сотруднике.
4. Перечень информации о награждениях и поощрениях.
5. Указывается подробная информация об увольнении сотрудника.
6. Отражаются основные особенности перевода сотрудника на другую работу, должность.
7. Как необходимо осуществлять составление дубликата трудовой.

• приложение №2 — отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей;
• приложение №3 — формат книги учета трудовых, а также вкладышей.

Важными разделами являются следующие:

ст.№66	Трудовая книжка
ст.№67	Формат трудовой книжки
ст.№68	Как осуществляется процесс оформления на работу

Главной особенностью журнала рассматриваемого типа является важность выполнения всех требований законодательства по поводу формата.

https://www.youtube.com/watch?v=hhDZQJ5ZLxM

Не допускается невыполнение каких-либо требований. Грозит штраф не только за полное отсутствие данного документа, но также за наличие каких-либо ошибок.

Образец подписания книги учета движения трудовых книжек

Процесс составления журнала учета движения трудовых достаточно прост. Важно лишь заблаговременно ознакомиться с требованиями к формату документа.

К основным вопросам, предварительное рассмотрение которых поможет избежать нарушений, относятся

• как оформить титульный лист;
• как выглядит вкладыш в них;
• как заверяется;
• какой предусматривается штраф работодателю.

Как оформить титульный лист

Вопрос как подписывать книгу учета движения трудовых книжек является одним из самых важных и часто задаваемых в среде неопытных кадровых работников.

Требования к оформлению журнала не менее строгие, чем к составлению трудовой книжки, внесению в неё определенных записей.

: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Существует определенный перечень базовых требований, предъявляемых к составлению:

Срок хранения книги составляет не менее 75 лет	Потому обязательно требуется использовать только твердую обложку (хранение осуществляется до момента заполнения всех без исключения листов, а не 1 год — как для некоторых других реестров)
Все листы требуется составить	В соответствии с Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г.
Все листы должны быть пронумерованы	«Сквозным» способом
Листы в обязательном порядке	Прошиваются
Выполнение установленных выше требований	Подразумевает возможность изъятия из книги листов или же их добавления в неё
Задняя сторона журнала обязательно должна содержать некоторый перечень конкретных данных	наименование; суммарное количество страниц — проставляется цифрами, а также подписью; указывается дата начала ведения реестра;проставляется подпись с расшифровкой фамилии, имени и отчества, а также должности заверяющего лица
Требуется скрепление нитями прошивки	При использовании специальной сургучной печати организации

Как выглядит вкладыш в них

Сама же книга представляет собой специальную таблицу, которая включает в себя перечень обязательных граф. На данный момент к таковым относятся следующие:

Графа №1	Проставляется номер по порядку
Графа от №2 до №4	Дата приема на работу, а также заполнения трудовой и оформления вкладыша
Графа №5	Фамилия, имя и отчество работника, которому принадлежит трудовая книжка
Графа №6	Проставляется серия, а также номер трудовой книжки
Графа №7	Указывается должность сотрудника, а также его специальность иные сопутствующие факторы
Графа №8	Указывается точное место работы, организация куда был принят в конкретном случае работник
Графа №9	Проставляется дата приема на работу, указывается порядковый номер приказа касательно приема
Графа №10	Проставляется подпись с расшифровкой ответственного лица, которое осуществило принятие трудовой и заполнение
Графа №11	Указывается сумма, полученная за вкладыш в трудовую
Графа №12	Обозначается дата выдачи на руки трудовой или же дата прекращения действия трудового соглашения
Графа №13	Обозначается подпись работника, указываются на получение на руки трудовой

Данный формат устанавливается министерством труда, потому соблюдать его требуется обязательно. Существует много самых нюансов, касающихся отражения дат и иных моментов в журнале. Важно заранее изучить их.

Кем заверяется

Отдельным вопросом является процесс заверения журнала учета движения трудовых книжек.

В соответствии с законодательными нормами правом на осуществление данного действия обладает только лишь руководитель предприятия, его исполнительный орган.

В противном случае журнал попросту будет недействительным. Отдельным и не менее существенным нюансов является процесс пломбировки журнала.

Не допускается использовать для этих целей бумагу или же нечто другое. В качестве материала для пломбировки может быть использован только лишь сургуч. В противном случае опять же книга может быть признана недействительной.

Величина штрафа на должностное лицо за отсутствие такого журнала варьируется в пределах от 500 рублей до 5 000 рублей.

В то же время штраф для юридического лица составит от 30 000 рублей до 50 000 рублей. Потому стоит избегать подобного рода нарушений. Это может привести к достаточно серьезным проблемам.

Процесс составления книги рассматриваемого типа связан с множеством самых разных нюансов. Закреплены они в законодательстве, потому каких-либо сложностей возникать не должно.

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-podpisyvat-knigu-ucheta-dvizhenija-trudovyh-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.

Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

• составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
• оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

• облачить журнал в жесткий переплет;
• пронумеровать по возрастающей;
• прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

• в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

• в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
• колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
• столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
• столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
• столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
• столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
• колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
• графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

• колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них в .doc

В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

• перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
• оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

• на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
• полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Источник: https://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta-dvizhenija/

Журнал учета трудовых книжек

Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель.

Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме.

Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.

Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине.

Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.

Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения.

Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении.

Однако во избежание ошибок ознакомьтесь с образцом заполнения, будьте внимательны при оформлении журнала.

Книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения)

За ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них отвечают кадровики или иное подразделение компании, которое занимается наймом и увольнением работников предприятия.

В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

Какая информация содержится в книге?

• Номер п/п;
• День, когда работник был устроен на работу, оформлена трудовая книжка или вкладыш: отдельно в каждой ячейке укажите число, месяц, год;
• Далее книга учета трудовых книжек содержит «реквизиты» работника, которому принадлежит книжка: ФИО, реквизиты трудовой книжки или вкладыша (в случае, если вкладыш выдается в процессе работы у работодателя). Данные о вкладыше нужно отразить в отдельной строке, а не вписывать в одну строку с реквизитами трудовой книжки.
• Далее журнал ведения трудовых книжек содержит информацию о должности, профессии, на которой трудится/которой обладает работник;
• Наименование отдела, где трудится сотрудник (с указанием отдела, структурного подразделения);
• Далее журнал учета трудовых книжек содержит данные документа, на основании которого работника приняли на работу (таким документом мог быть приказ, распоряжение руководителя предприятия);
• В отдельной графе расписывается работник отдела кадров, который принял или оформил трудовую книжку;
• Далее книга ведения трудовых книжек содержит сумму, которая была получена от сотрудника за оформление трудовой книжки;
• Число, когда трудовая книжка была выдана работнику в случае увольнения;
• После журнал регистрации движения трудовых книжек содержит запись о том, что при уходе с предприятия работник забрал свою трудовую книжку: работник должен оставить свою подпись, подтверждающую тот факт, что он получил на руки трудовую книжку, в последней колонке книги учета трудовых книжек.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек).

На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку.

Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой.

Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам.

задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы.

Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела.

Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись.

Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

Ответственность за отсутствие книги

Работодателям следует иметь ввиду: если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует или неправильно оформлена, то это является нарушением требований трудового законодательства, за которое работодателя могут привлечь к ответственности (в частности, административной).

Во избежание проблем необходимо журнал ведения трудовых книжек скачать, пронумеровать, прошить, опломбировать.

Если у вас в компании была книга учета, но велась она не по установленной законодательством форме, необходимо это исправить: скачать бланк книги учета трудовых книжек, перенести туда все сведения о движении трудовых книжек в компании.

В дальнейшем работодателю необходимо вести книгу по установленной законодательством форме и придерживаться порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek