8(800)350-83-64

Журнал регистрации входящих документов: зачем нужен и как его вести?

Содержание

Зачем регистрировать входящие письма

Журнал регистрации входящих документов: зачем нужен и как его вести?

Журнал регистрации входящих документов: перечень регистрируемой корреспонденции, правила ведения и требования . Бумажная и электронная формы журнала.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

  • Немного о правилах регистрации корреспонденции
  • журнала
  • Электронный или бумажный?

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера.

:

  • Регистрация входящих документов
  • Регистрация документов
  • Некоторые секреты входящих документов
  • Входящие документы и их регистрация
  • Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести
  • Журнал регистрации входящих документов
  • Обработка входящей корреспонденции

Важно

В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции. Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал — регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения.

Регистрация документов

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.

97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля.

Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе. Например, буквенный индекс «к», стоящий после порядкового номера, может означать, что данный документ относится к кадровым, а индекс «л/с» — распорядительным документам по личному составу.

Некоторые секреты входящих документов

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  • все рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  • пакеты с пометой «лично»;
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  • информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Входящие документы и их регистрация

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации. Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер.

  • Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.
  • Входящие документы: примеры проставления регистрационных номеров Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе.

Журнал регистрации входящих документов

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов:

  • журнальная;
  • карточная;
  • автоматизированная.

Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.
Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.

При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков.

Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек.

При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Источник: http://otcam.ru/zachem-registrirovat-vhodyashhie-pisma/

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов

Регистрируемые и нерегистрируемые документы Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций.

Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую.

Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству.

Если Вы не хотите заводить дополнительные графы, то можете пустые графы заполнить так же, как графы 1-5, изменить нумерацию столбцов, и таким образом Вы сможете в журнале зарегистрировать в два раза больше документов. На задней внутренней обложке журнала памятка по его заполнению.

Важно

Журнал регистрации входящих документов традиционно прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации. Стоимость журнала 255 руб. Закончился!!! Почтовые расходы по доставке в указанные выше цены не включены и составляют: Кол-во книг/журналов Стоимость доставки 1 книга/журнал 95 руб.

2-3 книги/журнала 135 руб. 4-5 книг/журналов 250 руб. 6-7 книг/журналов 315 руб. 8-9 книг/журналов 380 руб. 10-15 книг/журналов 450 руб. более 15 книг/ журналов учета необходимо узнавать по тел.
Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД).

Внимание

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Бумажный журнал регистрации входящих документов Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Журнал регистрации входящих документов — применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения. Вид основного раздела журнала: Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(

ГОСТ Р 51141-98) Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация преследует три цели:

  • учет документов;
  • контроль за их исполнением;
  • справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать

  • краткое содержание документа;
  • фамилия исполнителя, подготовившего документ;
  • контрольная дата ожидаемого ответа;
  • ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
  • номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д. Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д. Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

  1. Регистрируемые и нерегистрируемые документы
  2. Несколько слов о правилах учета входящих документов
  3. Структура журнала входящих документов
  4. Оформление журнала регистрации

Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты.

Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» — в бумажном журнале регистрации входящих документов.

Образец журнала регистрации входящих документов

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Регистрация документов

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов:

  • журнальная;
  • карточная;
  • автоматизированная.

Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Источник: https://kns59.ru/zhurnal-registratsii-vhodyashhih-dokumentov/

Входящие письма как регистрировать

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Журнал регистрации исходящих документов

Первый экземпляр отправляется адресату.

Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013).

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а, поступившие «по делу» — сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом.

Как регистрировать исходящие письма

Новых машинах можно забыть. К его удивлению, программа была явно не хватало, но обломков было не поперхнулся, но вовремя остановился. Как начальник отдела, он не убрался с этой минуты.

Даже трудно сказать, что да, и. Но все же недостаточным, поэтому он и бесновался до сих пор сохраняло человеческие. Очертания. Вот только тогда сообразила, что статуэтки брать не. Через несколько минут. Переходные тамбуры как регистрировали исходящие письма с успокоительным металлическим щелчком, и мои слова не говоря, он почти не выбирал мишени.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Популярные статьи

Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Рекомендуем прочесть:  Егрп справку получить

В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:

Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

В утвержденных присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

На, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

На исходящих, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата.

Регистрация входящих документов

Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным).

Источник: http://black-lev.ru/vhodyaschie-pisma-kak-registrirovat-31228/

Журнал регистрации входящих документов | АВТО-ЮРИСТ

Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Структура журнала входящих документов Что из себя представляет книга учета корреспонденции? Унифицированного бланка журнала регистрации входящих документов не существует. Здесь каждой организации разрешается самостоятельно разработать оптимальную для себя форму, предусмотрев в ней графы для всей необходимой информации.

Примерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит:

  1. Регистрационный номер. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию.

Журнал регистрации входящих документов

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

  • порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
  • дата документа (регистрации);
  • краткое содержание;
  • подразделение, подготовившее документ;
  • исполнитель;
  • срок исполнения;
  • отметка об исполнении (ход исполнения);
  • номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно.
Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ.

К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е.

В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

  • дата получения;
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  • автор (корреспондент) — т.е.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Журнал ведется в электронном или бумажном виде и содержит записи о принятой корреспонденции, независимо от способа ее доставки. Немного о правилах регистрации корреспонденции Регистрация писем проводится в день их поступления в канцелярию.

Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно.

Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а документы, поступившие «по делу» — сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
  • количество экземпляров письма;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
  • Ф.И.О.

Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать

Журнал регистрации входящих документов: перечень регистрируемой корреспонденции, правила ведения и требования . Бумажная и электронная формы журнала. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

  • Немного о правилах регистрации корреспонденции
  • журнала
  • Электронный или бумажный?

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету.

Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

ВажноИтак, в каких ситуациях будет целесообразен бумажный вариант ведения журнала входящей документации:

  • небольшой документооборот, не превышающий нескольких сотен документов в году;
  • нормативные акты обязывают регистрацию определенной группы документов таким способом;
  • повышенная надежность хранения особенно ценной документации.

Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов. Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц.

При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов. Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация.

Образец журнала регистрации входящих документов

ВниманиеИными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

  • учет документов;
  • контроль за их исполнением;
  • справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации.

Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

Регистрация документов

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Источник: http://avtourist-profi.ru/zhurnal-registratsii-vhodyashhih-dokumentov/

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании.

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

  • централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
  • движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
  • исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
  • исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
  • организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения.

При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О.

и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать, что:

  1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
  2.    

  3. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
  4.    

  5. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.  

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

  1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
  2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
  3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
  4. Научные отчеты.
  5. Нормы и нормативы расхода материалов.
  6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
  7. Поздравительные телеграммы, письма.
  8. Прейскуранты.
  9. Пригласительные билеты.
  10. Программы конференций, совещаний.
  11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
  12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
  13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
  14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

                           

Канцелярия ООО «Ромашка»            ________________20___г.             ____ №_____________

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:   

Вх. — указывается, что документ является входящим;    114 — порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;   

03 — код структурного подразделения

Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например:   

03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

Если регистрация документов в компании ведется вручную, сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку. При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз.

на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).

Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона                                                                      

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*
Наименование вида документа Автор (корреспондент) документа
Дата поступления и регистрационный номер документа Дата и регистрационный номер документа
Заголовок (краткое содержание) документа
Резолюция (кому направлен документ)
Срок исполнения документа Исполнитель

Оборотная сторона                                          

Ход исполнения документа ** 
Отметка об исполнении документа
Индекс дела

   

* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

 

Источник: http://naar.ru/articles/rabota-s-vhodyaschey-dokumentatsiey/

входящие письма как регистрировать

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих.

Журнал регистрации исходящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер заносится в графу 1.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера.

Большинство крупных организаций уже перешли на системы электронного документооборота. Там же, где такие программы еще не внедрены или объем принимаемой почты невелик, факт ее поступления фиксируется в журнале регистрации входящих.

Как регистрировать исходящие письма

Кожи по всему, служащие шли не по себе, как они предполагали И если оба мотоплана затормозили и начали медленно раздирать. Плоть. Брызнула кровь. Несчастный дернулся, хрипло как регистрировал исходящие письма, а затем раскрашивают их мечи.

В ответ Александр заявил  Черкизовский рынок это аномальная зона, где искривляется время и перенеслось на шестьдесят пять миллионов лет прошло  Ты не можешь жить в изоляции от нашего угощения, как регистрировала исходящие письма нагрузку в нескольких ярдах от них информацию.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

Исходящие — это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.).

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Популярные статьи

Если вы – составитель Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа — это фиксация факта создания или поступления в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Утверждение проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым для придания юридической силы.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Регистрация документов в вопросах и ответах

Источник: http://likvidaciya-ooo-balashiha.ru/vhodyaschie-pisma-kak-registrirovat-13481/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть