8(800)350-83-64

Журнал регистрации трудовых договоров: оформление и правильное ведение, образец

Содержание

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров: оформление и правильное ведение, образец

Прием наемного работника оформляется договором.

Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.

Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Что такое трудовой договор и как его регистрируют

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

  • Реквизиты сторон: компания-работодатель, представляющий интересы предприятия руководитель и наемный работник, принятый по договору.
  • Занимаемая должность.
  • Срок действия договора (бессрочный или срочный).
  • Права и обязанности работника.
  • Краткое описание должностных обязанностей.
  • Условия трудового распорядка.
  • Социальные гарантии, права и обязанности работодателя.
  • Подписи сторон.

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Как правильно подготовить и прошить документы для сдачи в архив рассказано в следующей статье.
Правила оформления и заполнения трудовой книжки приведены здесь.
О журнале регистрации трудовых книжек и основных этапах заполнения рассказано в данном материале.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет:

  • Вести четкий учет кадрового состава.
  • Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
  • Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно.

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Требования к оформлению

Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата внесения данных.
  3. Регистрационный номер документа.
  4. ФИО сотрудника.
  5. Занимаемая должность, подразделение.
  6. Дата заключения трудового договора.
  7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
  8. Дополнительные соглашения.
  9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

123456789
15 02.03.2015г.

Источник: http://znaybiz.ru/documenty/jurnaly/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать – вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.

Книга учета трудовых договоров

Оформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств:

  • Как уже отмечалось ранее, журнал учета помогает привести в порядок и систематизировать заключенные с работниками трудовые договора. А, как известно, порядок в документах – это и порядок в делах;
  • Значительно облегчается поиск нужной информации, относящейся к договорам. При наличии данной системы регистрации не приходится перерывать горы документов для добывания необходимых сведений;
  • Выдача справок уволившимся наемным работникам, составление ответов на различного вида запросы о периодах и характере работы сотрудников – вот неполный список тех действий кадровика, где журнал учета будет являться неоценимым помощником;
  • Ведение данной системы регистрации может помочь в случае судебного спора между наемным работником и работодателем, а также решении конфликта в досудебном порядке.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Как уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:

  • Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ведется в бумажном виде. Не возбраняется создавать дубликат данного документа в электронной версии (как правило, в программе Excel);
  • Рукописный вариант может быть создан на основе любого бумажного носителя удобного размера с твердой обложкой, необходимым качеством и количеством листов. Также данный документ можно приобрести уже в готовом виде — некоторые организации специализируются на разработке и распространении бланков документов для кадровиков;
  • Обязательное условие при оформлении данного документа – опломбирование. Все листы нумеруются, прошиваются и фиксируются пломбой. Проведение данных действий фиксируется на вклейке и заверяется печатью организации. Данное мероприятие оградит документ от несанкционированного вмешательства кого-либо во внесенную информацию;
  • Титульный лист заполняется особым образом. На нем необходимо отразить полное наименование организации, название документа и информацию о дате заведения журнала и его окончании;
  • На следующей странице отдельной графой выделяются сведения о специалисте, отвечающем за систему регистрации. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, должность, основания возникновения данных обязательств (приказ, распоряжение и т.п.). Так как ответственный за данную регистрационную систему специалист может меняться, то целесообразно вносимые сведения оформить в виде таблицы;
  • При совершении ошибок неверную информацию аккуратно зачеркивают, помечая «ошибочно», затем пишут правильные данные с пометкой «исправленному верить» и подписью. Пользоваться корректором или заштриховывать неправильные данные нельзя!

Журнал регистрации трудовых договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров — бланк

В связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета. Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации. Но в целом графы одинаковые. Внесенная информация отражает:

  • порядковый номер записи;
  • дату подписанного документа;
  • присвоенный номер договора;
  • структурное подразделение работника;
  • срок действия трудового договора;
  • характер трудоустройства (временный или основной);
  • сведения о дополнительных соглашениях;
  • примечания.

Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.

В связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе. Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.

(оцените статью)

» Персонал » Правовые вопросы » Как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров

Поделитесь своим комментарием

Источник: https://ktovdele.ru/kniga-ucheta-trudovyih-dogovorov.html

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор.

При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон.

Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Так как же именно принято заполнять журнал?

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:

Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2

Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров — образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.

Преимущества электронной формы

  • возможность быстрого поиска в документе;
  • оптимизация работы;
  • фиксированный контроль за верным оформлением;
  • лучшая конфиденциальность журнала;
  • более простой формат исправления ошибок;
  • меньше затрат па ведение;
  • простота выдачи выписок и справок.

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.

Ошибки при ведении бумажного журнала

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

Источник: http://M.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/5-osnovnykh-pravil-zapolneniya-zhurnala-r.html

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником.

Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями.

Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.

Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.

В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп.

соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый.

Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы.

Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп.

соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/journal/registracii-trudovyx-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений

   При оформлении нового сотрудника формируется его личное дело. А начало трудовых отношений закрепляется подписями в трудовом договоре. Если требуется изменить какие-то условия договора, оформляется допсоглашение к нему.

И допсоглашение, и договор должны храниться 75 лет, но перед тем, как отправить личное дело в архив, эти документы должны храниться в кадровых делах.

Чтобы быстро найти, в какой папке находится тот или иной документ, незаменимым помощником будет журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Обязателен ли журнал

Что говорит закон

Ни одним нормативным актом не вменяется организациям обязанность ведения журналов регистрации документов. Одним лишь исключением является книга учёта трудовых книжек.

Но по общим правилам делопроизводства заводить журналы нужно, ведь регистрировать надо все документы, носящие справочный характер. Да и в перечне ФТС есть журнал регистрации, то есть в номенклатуру их вносить всё же нужно.

Кроме этого, журнал регистрации – вещь полезная и для самого кадровика.

Зачем нужна регистрация трудовых договоров

По требованию ФТС документы, касающиеся трудоустройства, к коим относятся и договора, и допсоглашения к ним, хранить нужно не меньше 75 лет.

После увольнения сотрудника его личное дело передаётся либо в архив фирмы, либо в архив города. И передача должна производиться строго по описи.

Вот тут-то и пригодится журнал – его можно использовать в качестве описи. Иначе придётся расшивать всё дело и переписывать все документы из дела вручную.

Важно

Ещё один плюс: по инструкции делопроизводители (а к ним относятся и кадровики) должны вкладывать в папку с делом не больше 250 листов. Если считать постранично, то договоров, состоящих из 2 листов в среднем, в деле помещается всего 125. И это не считая приложений и допсоглашений. Очевидно, что одной папкой тут не обойдёшься.

А если затребуют, например, проверяющие или инспекторы пенсионного фонда копию договора на работника, работающего у вас уже лет 5? По дате на деле можно найти саму папку, ну, а договор отыщется с помощью журнала.

Как оформить журнал регистрации трудовых договоров

  Во-первых, его нужно обязательно внести в номенклатуру, если ещё не внесли. Бланк журнала можно либо в магазине или типографии купить, либо сделать самостоятельно, что дешевле. Если хотите сами распечатать, вот вам инструкция.

Титульную страницу можно оформить по образцу (скачать образец). На странице обязательно должно быть указано название фирмы, заголовок, срок хранения, дата заведения и окончания журнала. Окончание вы, естественно, впишете вручную.

Далее нужно распечатать таблицу. Сколько страниц вам нужно – сами решайте, всё зависит от того, из скольких страниц состоит проект трудового договора. Если двухстраничных документов в папку помещается 125, то примерно столько строчек будет и в журнале.

Таблица будет состоять из шести столбцов:

  • порядковый номер;
  • дата;
  • ФИО сотрудника;
  • должность;
  • отдел;
  • примечание.

Образец таблицы можете скачать тут.

Так как допсоглашение – это часть договора, то и хранить их следует вместе. Поэтому в столбце с примечанием вы вписываете, что приложено допсоглашение, которое и подколете к договору.Важно

Нюанс: если договоры у вас под номерами, нужно добавить столбик и для этого реквизита.

После того, как распечатаете страницы, пронумеруйте их и прошейте. Прошивку нужно закрепить печатью, подписать, написать, сколько листов прошнуровано.

Электронный журнал

   Есть множество кадровых программ, в которых есть функция регистрации трудовых договоров. Применять её можно, но помните, что все программы в вашем компьютере должны быть легальными по закону о защите персональных данных.

Оптимально, если вместе с электронным журналом вы будете вести и рукописный, ведь от сбоя системы никто не застрахован. Да и если возникнут расхождения, то предпочтение всегда отдаётся бумажному варианту.

Преимущества электронного журнала такие:

  • быстро можно найти любой договор;
  • облегчение работы;
  • возможность распечатать журнал в любой момент и прикрепить его к закрытому делу;
  • можно работать и в Ворде, и в табличном редакторе;
  • быстро можно сформировать выписку.

Ещё одно удобство – программа самостоятельно присваивает номера к договорам, поэтому перед оформлением нового сотрудника не нужно искать последний регистрационный номер.

Нюансы

Не обязательно с нового года заводить новый журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, можно продолжать его до закрытия дела.

Когда один том заполнится, к другому тому нужно заводить свой журнал, тогда нумерация начнётся сначала.

Важно

Если в журнале обнаружится ошибка, его нужно досрочно закрывать и заводить новый, ведь исправления и приписки в регистрирующих документах недопустимы.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/deloproizv/truddogov/kak-registrirovat.html

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

26.12.2016

В делопроизводстве все пригодится, а особенно, если кадровик не хочет потерять такие важные документы, как трудовые соглашения, которые заключаются обычно при приеме на работу сотрудников.

Для этих целей, чтобы сохранить компактно всю информацию, применяется специальный журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, который позволяет быстро найти договор по тому или иному человеку.

Чтобы подробнее ознакомиться с таким документом, необходимо изучить общие понятия, как выглядит журнал, его образец заполнения, понять сам порядок обращения с журналом, как его использовать в практике.

Что такое журнал регистрации договоров и зачем его вести

Журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам – это специальный документ, выпущенный в виде книги типографским способом, который предназначен для того, чтобы фиксировать краткую информацию о заключении и расторжении трудовых соглашений с работниками предприятия.

Каждый контракт, регулирующий трудовые отношения подчиненного и работодателя, должен быть вписан в основные разделы журнала по строкам и столбцам, которые содержат всю необходимую информацию. Вести учет трудовых договоров должен специалист по кадровым вопросам, уполномоченный это делать регламентом своей должностной инструкции.

Неплохим бонусом в таком журнале являются приложения:

  • Третий Раздел Трудового Кодекса РФ.
  • Перечень документов управленческого характера, их выписки, которые фигурируют по предприятию, его деятельности, со всеми сроками их хранения.

Регистрация – это специальная процедура, которая должна осуществляться по установленной ГОСТом форме (ГОСТ Р 51141-98) и фиксировать в текстовой записи факт создания договора или дополнения к нему, а также факт отправления, получения, либо расторжения.

Благодаря такой процедуре документ, собственно, и получает юридическую силу – ему присваивается порядковый номер, указывающий на ввод в делопроизводство по предприятию договора, указывается дата такого ввода и прочая ключевая информация.

Все порядковые номера принято присваивать в пределах одного календарного года, что обозначает обнуление номеров на следующий год.

Отвечая на вопрос, зачем вести такую книгу учета, можно отметить следующие несколько важных причин:

  • При конфликте с подчиненным журнал сможет подтвердить официально оформленные трудовые отношения с работником.
  • При возникновении чрезвычайных ситуаций, книга помогает быстро найти информацию.
  • Справка. При помощи журнала кадровику легко выдавать практически любую справочную информацию.
  • Удобство. Лучше искать нужный договор по реестру в книге, чем рыться в папках на столе.
  • Особенности такого документа, как книга учета трудовых договоров

Внешний вид каждого такого журнала обязательно должен соответствовать типовому стандарту, который показывает, какое оформление обложки, толщины листа, внутреннее содержание таблиц и прочего должно быть в документе. Его сроки хранения неукоснительно должны соблюдаться такими, как это принято Перечнем типовых управленческим архивных документов, который утверждался Минкультуры РФ 25.08.10 года.

Поэтому все особенности, присущие регистрационному документу, можно выделить следующим перечнем:

  • Обложка светлого желтого цвета плотного картона, покрытая съемной прозрачной клеенчатой обложкой.
  • Журнал должен иметь стандартные отверстия для подшивки в архив.
  • Сроки хранения. Сроки ограничиваются 75 годами нахождения журнала в архиве (п.«в» ст.695 Перечня типовых управленческих документов архива).
  • Контрольное пломбирование. Для пломбирования страничек используется специальная индикаторная пломба с оригинальным номером (правительственное Постановление России №225 от 16.04.03г.).
  • Без заполнения титула и внесения в специальную строчку номерного знака пломбы журнал будет юридически недействительным, не опломбированным.

Индикаторная пломба – это специализированное устройство, защищающее бланк журнала, его листы от выявления несанкционированного доступа, которое применяется одноразово. Такое понятие закреплено ГОСТом 31282-2004.

Прежде чем начинать работать с журналом, его следует подготовить:

  • аккуратно заполнить титульный лист;
  • заполнить заверительную надпись;
  • в специально отведенную для этих целей строку вписать номер пломбы.

Журнал учета трудовых договоров: порядок заполнения

Чтобы не испортить журнал учета договоров и дополнений к ним необходимо четко знать, в каком порядке его заполнять. Для этого изучаем структуру сначала его титульного листа,которая заключается в следующих информативных блоках:

  • Полное наименование книги посреди титула.
  • В верхней части поле, где прописывается полное наименование предприятия.
  • Под названием книги находится блок, который отражает:
  1. начало и конец ее ведения;
  2. сколько записей произведено;
  3. номер тома журнала;
  4. сроки хранения.

Ссылка на законодательный документ обязательно должна располагаться в правом верхнем углу под названием предприятия.

Теперь – структура обратной стороны, где заверяется и опечатывается учетная книга:

  • Блок для заверения руководителем организации.
  • Печать следует располагать строго в том месте, где стоит для этого буквенный указатель – «М.П.».
  • Печать должна захватывать фиксирующую страницы ленту и голографическую наклейку пломбы.
  • Структура внутренней части журнала:
  • Страничка ответственных за заполнение лиц: Ф.И.О; должность; период, когда ответственное лицо выполняет свои обязанности по заполнению учетной книги; распорядительный документ, на основании которого назначается ответственный; подпись ответственного кадровика.

Основные табличные листы, являющиеся ключевым содержанием журнала, которые должны заполняться по мере появления такой необходимости.

В конце журнала всегда будет приводиться справочная информация, выдержки из нормативных документов предприятия, законодательных актов.

Для того чтобы визуально иметь представление о том, как правильно следует заполнять колонки такого журнала, можно посмотреть пример такого заполнения. Шаблон можно скачать бесплатно или просто подробнее изучить.

Журнал регистрации трудовых договоров, образец

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:

  1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
  2. Дата, когда договор был заключен.
  3. Номер порядковый трудового соглашения.
  4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
  5. Специальность, должность подчиненного.
  6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
  7. Срок действия соглашения.
  8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
  9. Есть ли дополнительные соглашения.
  10. Примечания.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации.

Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров.

После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.

Источник: https://trud.expert/trudovoj-dogovor/zhurnal-registratsii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij.html

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров: оформление и правильное ведение, образец

Кадровое делопроизводство предприятия предполагает постоянное ведение учета трудовых договоров. Для этих целей существует специальный журнал, в котором регистрируются все заключенные с работниками трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Данный журнал следует относить к категории документации для внутреннего учета.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним можно внизу статьи.

Хотя трудовыми законодательными актами не регламентируется ведение подобного вида регистрации, однако журнал является хорошим подспорьем для любого предприятия.

Он позволяет отслеживать даты заключения или расторжения с сотрудниками, как трудовых контрактов, так и дополнительных соглашений.

С помощью учета документов в области трудовых взаимоотношений можно юридически обезопасить как работника, так и работодателя от подтасовки различной информации в трудовом договоре, например, изменения даты, поскольку она продублирована в книге регистрации.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров способствует оптимизации использования рабочего времени. Это касается структурных подразделений предприятий, занятых в сфере делопроизводства.

Польза регистрационного регистра:

  • облегчает составление документов статистической отчетности;
  • способствует быстрому поиску информации, связанной с датами начала или прекращения трудовых отношений с конкретными сотрудниками;
  • помогает в скорейшем установлении причины расторжения трудовых договоров, опираясь на зарегистрированные данные приказа руководителя.

Нормативные особенности ведения журнала

Они закреплены «Перечнем типовых документов» и попадают под регламент правил по ведению документооборота при делопроизводстве. В журнале отображается информация о времени выдачи трудового договора сотруднику на руки, а также о составлении дополнительного соглашения к нему. В связи с приравниванием этого документа к разряду юридических, он наделен сроком хранения (на протяжении 75 лет).

Все данные, заносимые в журнал регистрации, необходимо засвидетельствовать подписью кадрового персонала. При возникновении на предприятии конфликтных ситуаций или споров, регистрационный журнал учета помогает оперативно извлечь необходимую информацию для предоставления ее в различные инстанции.

Что вносить, кроме данных трудовых договоров?

В журнале учета можно фиксировать регистрационные данные с приказов руководства предприятия, связанные с трудовыми договорами. Это приказы о:

  • приеме в должность сотрудника или его увольнении;
  • переводе на иное место работы;
  • наложении разного рода взыскания;
  • поощрении работника;
  • предоставлении ему очередного отпуска.

Основы правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Форма для заполнения журнала учета договоров и дополнительных соглашений может быть произвольной, поскольку ничем не регламентирована. Но без основных разделов в ней не обойтись.

В регистрационный документ рекомендуется включать данные о:

  • дате и номере заключенного трудового контракта и дополнительного соглашения;
  • инициалах работника;
  • структурном подразделении и должности;
  • характере и виде трудовой деятельности;
  • для срочного контракта о сроке его действия;

Необходимо предусмотреть графу для проставления подписей работников в получении запрашиваемых документов и сведений.

Варианты ведения журнала договоров и соглашений

Заполнение на бумажном носителе

Несмотря на эру повсеместной компьютеризации документооборота в финансово-хозяйственной деятельности компаний, ведение журнала учета на бумаге имеет ряд приоритетов. В основном это касается:

  • удобства хранения;
  • снижения рисков утери информации (электронные средства ее хранения выбывают иногда со строя);
  • возможности прошить и пронумеровать страницы, а также заверить руководителем, что придаст учету большей юридической «важности».

Электронный способ учета

Такая форма ведения имеет свои преимущества:

  • является наиболее мобильной и удобной;
  • есть возможность формирования копии справки, приказа или другого документа, содержащегося в базовом реестре;
  • быстрый поиск данных.

Недостатки у электронного журнала также присутствуют:

  • нельзя проставить личную подпись;
  • невозможность сшить и скрепить для последующей сохранности оригинальных данных в архивах.

Образец оформления

Источник: http://kadromir.ru/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть