8(800)350-83-64

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Содержание

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.

Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

  • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
  • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
  • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

  • сколько книжек находится у него;
  • какие суммы получены за трудовые книжки;
  • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

  • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
  • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

  • номер и серию документа;
  • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
  • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых книжекСкачать образец журнала учета трудовых книжек

Требования к оформлению

Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

Как прошить журнал учета трудовых книжек

Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

Как исправлять возможные ошибки

Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?

На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

  • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
  • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны вносить только те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом руководителя предприятия.

Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

  • для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
  • организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

  • должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
  • частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
  • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек показано в видео.

Источник: http://vesbiz.ru/personal/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek.html

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

Книга прихода и расхода документации

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  • твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени;
  • предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц;
  • надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала);
  • подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Заполнение ПРК

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  • Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  • Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  • Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  • Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  • Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  • Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  • Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  • Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  • Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  • Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие);
  2. неверное заполнение;
  3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты.

Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений).

Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой.

На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков.

Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Кто должен вести журнал?

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/pravilnoe-zapolnenie-prixodno-rasxodnoj-knigi-po-uchetu-blankov-trudovyx-knizhek.html

Бланк трудового документа или приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Министерство РФ Объединение «ГОЗНАК» разрабатывает данные бумаги, распечатывает и рассылает по специальным учреждениям, где их продают по спец. цене. Каждая компания обязана иметь в своем распоряжении данные документы. Продавать копии трудовой книжки могут юридические лица, а также частные предприниматели-распространители.

Компании сами составляют договор и им поставляют бланк трудового документа в необходимом количестве. Стоимость изделий невысокая. Каждый работодатель по закону обязан иметь в компании новые трудовые книжки. Работник приходит трудоустраиваться в первый раз, ему представляют документ, он его обязан оплатить.

Оплата за формуляр трудовой книжки производится сразу в день поступления на работу, либо могут вычесть из зарплаты определенную сумму.

В каких случаях бланк трудовой не обязательно оплачивать ?

Существуют некоторые правила, по ним работник имеет право не оплачивать документ. К таким случаям относится порча документа. Работник один раз заплатил за книжку, а значит, ему должны предоставить вторую книжку бесплатно.

Если работник не виноват в порче имущества, тогда не несет ответственности, в том числе материальной. Также, если работодатель потерял сразу несколько книжек и теперь обязан восстановить документа. Утеря или порча документов благодаря несчастному случаю, также не накладывает отпечаток на работника.

Именно с организации в этом случае взимается плата за новые бланки. Бланк трудовой оплачивает работодатель. В компании обязательно должен находиться сотрудник ответственный за ведение трудовых книжек. Это ответственное лицо должно следить, сколько документов есть в компании.

Ведется строгий учет и в конце месяца отчет сдается в бухгалтерию. Бухгалтер должен знать, сколько именно финансов было выплачено за книжки и вкладыши.

Бланк трудовой, правила уничтожения

Если кадровый работник сделал какие-то грубые ошибки или опечатки в копии трудовой книжки, то обязательно испорченные бумаги уничтожаются. Для того чтобы уничтожить бумаги, необходимо вначале составить акт-приказ, доказывающий, что действительно бланк или вкладыш был испорчен и подлежит уничтожению.

Чтобы доказательство было сделано не только письменно, но так же необходимы физические доказательства. Просто вырезать серию и номер испорченного документа и вклеить в приказ. Чтобы не происходило таких мер, которые портят репутацию сотрудника, влекут за собой лишнюю труту времени, необходимо лист трудового документа заполнять верно.

Также верно заполнять вкладыш. Каждая книжка и вкладыш должны быть занесены в специальный журнал, в нем уполномоченное лицо собирает информацию обо всех документах.

Рассмотрим, каким образом происходит эта процедура, узнаем какие новшества были введены для упрощения ведения журнала? Стало ли проще вести журнал? Какой именно должна быть приходно-расходная книга по учету трудовых книжек?

В какую книгу вносят данные, в какой последовательности бланк трудовой вносится в журнал

Какой должна быть книга? Обязательно в твердом переплете (обложке). Такой фактор обязателен, потому что журнал будут хранить несколько лет, пока он не закончиться, потом его перенесут в архив. За продолжительное время, обложка может испортиться и соответственно внутренние страницы тоже. Страницы трудовой книжки нумеруют.

Прошнурована и опломбирована. Пломба вклеивается с обратной стороны журнала на последней обложке. Под пломбу укладывают концы суровой нити, которой производили шнуровку. Также на заднюю обложку вклеивают специальный бланк, на нем указывают, сколько всего страниц содержит журнал. Далее печать и роспись руководителя и главного по ведению.

Бланк трудового документа, а также вкладыши, их реквизиты, вписываются в специальные разделы. На фото 1 можно посмотреть, как выглядят основные графы с наименованиями, не сложно догадаться какие записи вносятся в каждую из этих граф.

Книга содержит информацию, в которой описано, как правильно хранить трудовые, вкладыши, кто обеспечивает работодателей данными бумагами. Также в ней можно узнать такую информацию, как составлять отчет о наличии книжек и вкладышей.

Как написать заявку на приобретение документов? Как составить акт указанием удаления испорченных бумаг? Составление приказа, на ведение журнала указывается главный по книге. Как правильно вести саму книгу. Вся эта информация присутствует, кадровый работник должен ее знать наизусть.

Как устанавливается пломба на журнал, который хранит на каждого работника бланк трудовойи вкладыш?

По идее сегодня журналы продаются уже со специальными графами, которые расположены на задней стороне обложки. В самой книге имеются отверстия, куда вставляют специальную нить, она должна быть по закону суровой. Концы подклеивают под специальную пломбу, на фото 2, вы можете это рассмотреть подробней.

А в графах, которые расположены на задней странице, пишут все данные руководителя, подпись и дату заполнения. Также необходимо вписать номер пломбы, так как ее могут удалить и заменить новой, номер пломбы – это дополнительная защита книги.

Если книга хранит информацию на каждый бланк трудовой и вкладыш, при этом оформлена неверно, то предусмотрено наказание от 500 до 5000 рублей, если ИП, организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Источник: http://sraboty.ru/index.php/kadrovyj-uchet/obyazatelnye-kadrovye-dokumenty/9121-blank-trudovoj-knizhki-ili-prikhodno-raskhodnaya-kniga-po-uchetu-blankov-trudovoj-knizhki

Книга учета движения трудовых книжек

Обновление: 8 февраля 2017 г.

У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Госинспекторы труда традиционно уделяют внимание изучению книги учета движения трудовых книжек, и существенные погрешности в её оформлении вполне достаточны для наложения штрафа.

Во избежание подобных последствий работодателю следует скрупулезно соблюдать все требования закона по ведению учета таких важных документов, как трудовые книжки работников.

Также читайте:

Источник: http://Glaniga.ru/situations/s503072

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Журнал учета трудовых книжек скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте. Однако более важно для кадрового подразделения фирмы знать, как корректно его заполнить самостоятельно. Ведь необходимость в этом постоянна, поскольку в любой, даже небольшой по масштабам, компании процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Книга учета трудовых книжек – скачать образец заполнения

Итоги

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу в фирму, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат компании. Если же специалист ранее нигде не работал, организация сама заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Законодатель обязывает любую компанию вести учет всех поступивших к ней книжек (п. 40 Правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Обращаем внимание! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи фирмой трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Итак, в таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнал учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте.

Скачать унифицированную форму журнал учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять фирме при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1-ой из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

Обращаем внимание! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации за отдельным порядковым номером.

Следующие три графы (2-я, 3-я и 4-я) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного специалиста поступила в организацию. Следовательно, здесь следует указывать дату приема кандидата на работу, либо, если пришел специалист без опыта и ему фирма сама заводила трудовую книжку, то дату оформления новой книжки фирмой.

Важно! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть, если, к примеру, книжка была оформлена 30 марта 2016, то нужно указать 30.03.2016. Никаких «30 марта» или «30.03.16» не допускается (п. 1.1 Инструкции № 69).

В следующую, 5-ю графу сотрудник отдела кадров должен внести ФИО работника полностью, а не инициалы.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в 7-ой графе необходимо отразить сведения о должности специалиста, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию компании, а также согласно иным внутренним документам (приказ о приеме специалиста в штат и т. д.).

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый кандидат, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление специалиста в штат фирмы (приказ о приеме).

В 10-ой графе ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения компании, который ведет учет движения книжек на предприятии и, соответственно, который получил книжку от конкретного специалиста.

Если же компания оформила и выдала книжку работнику без предшествующего трудового стажа, то она должна заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация при выдаче фирмой вкладышей своим специалистам.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу в фирму.

Если же работник решил покинуть организацию, заполняются 12 и 13 графа книги учета трудовых книжек. В 12-ой кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена специалисту, а в 13-ой при получении расписывается непосредственно сам специалист.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2015»

Книга учета трудовых книжек – скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, для кадровой службы компании не составит большого труда ведение корректного учета фактов перемещения трудовых книжек сотрудников.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства.

Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых: регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных фирмой самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности специалиста в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф.И.О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.

Источник: http://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/zhurnal_ucheta_trudovyh_knizhek_skachat_obrazec_zapolneniya/

Книга учета движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Обратите внимание!

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spraa.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть